Que l’on se place du côté du propriétaire de données, à qui l’on répète sans cesse que ses données valent de l’or et que ce serait une hérésie que de ne pas les exploiter,
ou que l’on se place du côté du partenaire en quête de données ciblées pour des campagnes de prospection efficaces,
le RGPD entré en vigueur il y a maintenant près de trois ans, a eu tendance à freiner les ardeurs !
Or, un simple éclaircissement sur la législation en matière de protection des données personnelles quant aux locations d’adresses postales, coordonnées téléphoniques ou emails vous permettra d’utiliser ces données en toute sérénité.
Location de fichiers pour campagne de prospection par courrier postal et/ou par téléphone (appel téléphonique)
La location, d’adresses postales ou de coordonnées téléphoniques ( ne comprend pas la prospection par automates d’appel et SMS), est possible, à condition que les personnes aient été, au moment de la collecte :
-Informées de leur utilisation à des fins de prospection ;
-Informées de la transmission de ces données, et au moins, des catégories de partenaires destinataires des données ;
-En mesure de s’opposer à cette transmission de manière simple et gratuite en cochant une case mise à leur disposition
Exemple d’information de l’organisme à l’origine du recueil (à la suite des mentions d’informations relatives à l’utilisation des données par la société pour son propre compte) :
« Nous sommes susceptibles de transmettre votre adresse postale et/ou votre numéro de téléphone à nos partenaires commerciaux (lien vers les catégories de partenaires destinataires des données). Si vous ne souhaitez pas recevoir d’offres de nos partenaires, cochez la case ci-dessous :
Je m’oppose à ce que mes coordonnées postales et/ou mon numéro de téléphone soient utilisées pour recevoir des offres des partenaires de l’organisme X par courrier postal et/ou par téléphone»
Attention, la possibilité offerte à la personne concernée, de s’opposer à l’utilisation de ses coordonnées postales et/ou téléphoniques par l’organisme à l’origine du recueil, doit être distincte, de la possibilité d’opposition à l’utilisation de ses coordonnées postales et/ou téléphoniques par les partenaires de l’organisme.
Le partenaire destinataire des données devra alors informer la personne concernée, au plus tard lors du 1er contact avec la personne concernée :
-de son identité
-de la finalité de cette utilisation,
-de la manière d’exercer ses droits et d’exprimer par un moyen simple, son refus de recevoir de nouvelles sollicitations
-de la source depuis laquelle ses données ont été collectées. Pour plus d'informations consulter https://www.data-from.com/
Exemple de mention d’information du partenaire:
« Vos données personnelles nous ont été transmises par notre partenaire l’organisme X dans le but de vous envoyer nos offres commerciales. A tout moment, vous disposez d’un droit d’accès, de modification, de rectification et de suppression de vos données personnelles. Pour en savoir plus sur la gestion de vos données et vos droits : (lien vers) Politique de protection des données.
Si à l’avenir vous ne souhaitez plus recevoir nos informations ou offres commerciales sur votre adresse mail, désinscrivez-vous (lien)
Attention, en cas de droit d’opposition effectué auprès de l’organisme à l’origine du recueil, ce dernier sera tenu d’informer sans délai de cette opposition au destinataire des données.
Précision bloctel quant à la location de coordonnées téléphoniques :
- L’organisme qui met à disposition de son partenaire, un fichier de prospection commerciale contenant des données téléphoniques doit saisir le service Bloctel. Il doit le faire avant toute mise à disposition du fichier.
- De même le partenaire devra saisir le service Bloctel avant toute campagne de prospection commerciale contenant des données téléphoniques et au moins mensuellement lorsque la campagne dure plus de 30 jours, pour s’assurer de la conformité des fichiers de prospection commerciale avec la liste d’opposition au démarchage téléphonique.
- Cette obligation ne s’applique pas :
- pour la prospection en vue de la fourniture de journaux, périodiques ou de magazines,
- pour les appels non commerciaux émanant :
d’un service public,
D’un institut d’études et de sondage,
D’une association à but non lucratif
Location de fichiers pour campagne de prospection électronique
La location d’emails ou de téléphones mobiles pour campagne SMS/MMS est possible à condition que les personnes concernées :
-Aient donné leur consentement quant à la transmission de leurs données aux partenaires commerciaux de la société à des fins de prospection avant toute transmission à ces partenaires lors du recueil des données
-Puissent identifier les partenaires, destinataires des données, depuis le formulaire à partir duquel la collecte des données est réalisée. Les modalités suivantes pouvant être envisagées :
Soit la liste exhaustive régulièrement mise à jour est visible directement depuis le formulaire ;
Soit la liste est trop longue et un lien peut renvoyer vers la liste ainsi que sur les politiques de confidentialité des partenaires
Soient informées des évolutions de la liste des partenaires et notamment de l’arrivée de nouveaux partenaires. Chaque courriel reçu de l’organisme à l’origine de la collecte des données permet de prendre connaissance de la liste à jour de ses partenaires.
Exemple d’information de l’organisme à l’origine du recueil: (à la suite des mentions d’informations relatives à l’ utilisation des données par l’organisme pour son propre compte)
« Vos données sont susceptibles d’être transmises à nos partenaires commerciaux à des fins de prospection commerciale par email. Pour le permettre, vous devez cocher la case ci-dessous :
J’accepte de recevoir par mail de la publicité de la part des partenaires de l’organisme X.
( liste des partenaires de l’organisme X régulièrement mise à jour : http://societe-X.fr/partenaires)
En savoir plus sur la gestion de vos données et vos droits (lien vers votre politique de protection des données personnelles)
Attention, la possibilité offerte à la personne concernée de recevoir des sollicitations commerciales par mail de la part des partenaires de l’organisme doit être distincte de la possibilité offerte à la personne concernée de recevoir des sollicitations commerciales de l’organisme à l’origine du recueil.
Le partenaire, destinataire des données, devra alors, lorsqu’il communique pour la première fois avec la personne concernée, dans un délai d’un mois au plus tard :
-l’informer du traitement qu’il fait de ses données.
-Communiquer le nom de la société (source) qui a transmis les données au partenaire,
-Indiquer la manière d’exercer leurs droits, et notamment son droit de s’opposer à de la prospection commerciale de la part du nouveau partenaire
Exemple de mention d’information du partenaire:
« Vos données personnelles nous ont été transmises par notre partenaire l’organisme X dans le but de vous envoyer nos offres commerciales. A tout moment, vous disposez d’un droit d’accès, de modification, de rectification et de suppression de vos données personnelles. Pour en savoir plus sur la gestion de vos données et vos droits : (lien vers) Politique de protection des données. Si à l’avenir vous ne souhaitez plus recevoir nos informations ou offres commerciales sur votre adresse mail, désinscrivez-vous (lien) »
Il est à préciser que le droit d’opposition peut s’exercer :
-Soit directement auprès du nouveau partenaire ;
-Soit auprès de l’organisme à l’origine de la collecte des données qui devra le transmettre à ses partenaires, destinataires des données.
En bref, pour vos locations de fichiers, suivant les différents canaux de communication, la règle est la suivante:
Opt-out: L’organisme n’a pas besoin d’accord préalable de la personne concernée pour collecter les données, seule l’information suffi.
Opt-in: l’organisme doit obtenir l’accord de la personne concernée en plus de l’information pour collecter les données.